Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG)
BBMDAS (Buurtbemiddeling Deurne, Asten en Someren) is verplicht zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Deze verordening verplicht organisaties zorgvuldig om te gaan met gegevens van personen en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wij leggen hier uit wat wij aan gegevens nodig hebben en hoe we deze verwerken om ons werk te kunnen doen.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets zeggen over de bewoner(s) in kwestie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Wanneer anderen, in dit geval BBMDAS, die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat is wat de wet zegt.
Welke gegevens verwerkt BBMDAS?
Na een aanmelding wordt degene die de overlast ervaart gebeld. Om een bemiddeling in gang te zetten wordt gevraagd naar de naam, adres, telefoonnummer en emailadres. De bewoner geeft toestemming om de gegevens door te geven aan de bemiddelaar om een afspraak te maken. Als een gesprek heeft plaatsgevonden wordt elke stap in het contact genoteerd in ons registratiesysteem.
Mag ik mijn persoonsgegevens inzien?
U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van u verwerken. Eventueel kunnen er op verzoek wijzigingen aangebracht worden of worden uw gegevens verwijderd. U kunt een schriftelijk verzoek indienen bij BBMDAS, t.a.v. de coördinator, Overijsselplantsoen 35, 5709 CR Helmond. Aan uw verzoek wordt binnen 30 dagen uitvoering gegeven.
Van wie verwerkt BBMDAS persoonsgegevens?
BBMDAS verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Bewoners in de gemeentes (Deurne, Asten en Someren) die BBMDAS inschakelen om te bemiddelen in een burenconflict
- Bewoners die doorgeleid worden door een van onze samenwerkingspartners, om te bemiddelen in een conflict
- Organisaties waarmee BBMDAS verbonden is, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
De coördinator van BBMDAS ontvangt de aanmelding van een casus van bewoners en/of verwijzers via de telefoon, e-mail of website. Een verwijzer doet dit altijd met toestemming en medeweten van de bewoner(s).
De coördinator belt met de overlasthebber en vraagt aan de bewoner(s) of zij bekend is/zijn met de aanmelding. Er wordt uitleg gegeven over hoe buurtbemiddeling werkt en of bewoner(s) akkoord zijn dat vrijwilligers met hen contact opnemen voor een afspraak. Als dat akkoord is neemt de coördinator de gegevens op. Het gaat om naam, adres, telefoonnummer, e-mail en de aard van de melding. Deze gegevens worden geregistreerd in ons registratiesysteem en zijn alleen zichtbaar voor de coördinatoren en voor de vrijwilligers die het gesprek aangaan met de bewoner(s). Het registratiesysteem is beveiligd met persoonlijke wachtwoorden voor alle gebruikers.
Waarvoor verwerkt BBMDAS persoonsgegevens?
Als bewoners in een conflict ondersteuning willen van BBMDAS hebben we persoonsgegevens nodig. Om buurtbemiddeling in gang te kunnen zetten hebben we minimale gegevens nodig om vrijwilligers in contact te brengen met de bewoners.
Verwerkt BBMDAS ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. BBMDAS verwerkt geen bijzondere gegevens, dat is niet nodig om op een juiste wijze een bemiddeling in gang te zetten.
Hoe gaat BBMDAS met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens van bewoners worden bewaard in een beveiligd registratiesysteem en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Als een bemiddeling is afgesloten worden deze gegevens gearchiveerd. Het archief is alleen toegankelijk voor de coördinatoren en wordt gebruikt om geanonimiseerd rapportages te maken voor onze opdrachtgevers.
Zijn er afspraken over geheimhouding?
Vrijwilligers van BBMDAS zijn tot geheimhouding verplicht. Zij mogen niet aan derden, mensen van buiten BBMDAS, informatie verschaffen over het verloop van de bemiddelingen. Wanneer de coördinator en vrijwilligers hun zaken onderling bespreken, nemen zij de vertrouwelijkheid steeds in acht en worden partijen zo nodig geanonimiseerd besproken. Na het afsluiten van een bemiddeling vernietigen de vrijwilligers alles wat zij op schrift of digitaal hebben vastgelegd.
Vindt er uitwisseling plaats van persoonsgegevens?
Als een aanmelding van een bemiddeling via een verwijzer binnenkomt wordt de verwijzer alleen op de hoogte gesteld dat een bemiddeling wordt gestart, wat de status is, en gesloten. Er wordt geen inhoudelijke informatie uitgewisseld.
Hoelang worden gegevens bewaard?
Gegevens van bewoners worden in beperkte vorm, nadat de bemiddeling is afgesloten, bewaard om statistische informatie juist te kunnen blijven gebruiken. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. De wet noemt geen termijnen, informatie mag worden bewaard zolang het nuttig en nodig is.
BBMDAS, 2019
